Gestión remota de su empresa durante el coronavirus
El trabajo a distancia es el sueño de muchos trabajadores, y cada vez son más las empresas que permiten a sus empleados trabajar desde casa ocasionalmente. Pocos estaban preparados para el drástico cambio a una plantilla totalmente remota cuando las entidades gubernamentales recomendaron cerrar todas las oficinas no esenciales. Sin el plan adecuado, el trabajo a distancia puede crear otra serie de problemas al intentar resolver la crisis sanitaria mundial. La formulación de una política de trabajo a distancia debe tener en cuenta muchos aspectos para crear un nuevo espacio de trabajo virtual que garantice tanto la productividad como la flexibilidad a medida que las empresas intentan hacer frente a nuestra nueva y desafiante normalidad.
Preguntas frecuentes sobre el trabajo a distancia en medio de la crisis del coronavirus:
- POLÍTICA DE TRABAJO A DISTANCIA
- DIRECTRICES DE LA ADMINISTRACIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
- PASAR AL TRABAJO A DISTANCIA
- PREOCUPACIONES TECNOLÓGICAS
- FORMACIÓN DE EMPLEADOS
Política de trabajo a distancia
¿Necesito una política de trabajo a distancia? ¿Qué debe incluir?
Si aún no tiene una política de trabajo a distancia, probablemente haya intentado formular una en poco tiempo. Cada vez más estados han tomado la medida de cerrar espacios y servicios no esenciales para detener la propagación del coronavirus. Para las empresas que pueden seguir operando fuera de sus oficinas físicas, una política de trabajo a distancia es imprescindible.
Directrices de la Administración de Seguridad y Salud en el Trabajo
¿Debo tomar medidas para preparar a los empleados para trabajar desde casa?
Pasarse al trabajo a distancia no sólo es inteligente, sino recomendable. La OSHA ha introducido directrices para preparar los lugares de trabajo frente a COVID-19, que incluyen recomendaciones para introducir lugares de trabajo flexibles como medida para evitar una mayor propagación de la enfermedad. Usted quiere ofrecer un entorno de trabajo seguro a todos sus empleados, y cambiar al trabajo a distancia mientras dure este periodo de distanciamiento social es cumplir con su parte como institución responsable dentro de su comunidad.
Los empresarios pueden limitar su exposición a posibles responsabilidades siguiendo todas las directrices de los CDC para la limpieza y desinfección del lugar de trabajo y educando a los empleados sobre cómo evitar la propagación de la enfermedad, además de instituir prácticas para evitar el contacto innecesario entre grandes grupos de empleados, desde el trabajo a distancia hasta los turnos escalonados. Se debe animar a los empleados enfermos a que se queden en casa, y a los que presenten síntomas se les puede decir que se vayan a casa.
Cambiar al trabajo a distancia
¿Qué debo incluir en mi política de trabajo a distancia?
El cambio al trabajo a distancia no es tan sencillo como trasladar el trabajo de las oficinas a casa. Trabajar a distancia conlleva su propio conjunto de retos y preguntas, y requiere cierto grado de preparación y una política que esperemos se haya establecido con antelación.
Uno de los mayores retos del trabajo a distancia es la gestión de la jornada laboral propia y de los empleados. Para quienes están acostumbrados a trabajar juntos en una oficina, es fácil dar por sentada la relativa sencillez de permanecer conectados, y el papel que los ritmos de una jornada laboral tienen en la regulación de los horarios. El cambio repentino al trabajo a distancia, sobre todo si no existe experiencia institucional al respecto, puede desbaratarlo todo. Cuestiones que no se habían planteado antes se vuelven acuciantes. ¿Cómo nos mantenemos en contacto? ¿Cómo celebramos las reuniones? ¿Cómo podemos mantenernos productivos y centrados en nuestras tareas? Puede que no se hayan tenido en cuenta antes, pero deben abordarse en la política de trabajo a distancia. Entiende cómo vas a comunicarte y qué programas vas a utilizar antes de pasar al trabajo a distancia.
Hay que abordar la cuestión de las horas trabajadas. Al igual que otras cuestiones, un debate previo sobre la disponibilidad y las horas extraordinarias puede gestionar las expectativas tanto del empleado como del empresario y debe formar parte de la política de trabajo a distancia.
Parte del problema de trabajar en casa es que, al tener tu hogar como oficina, puedes caer en el patrón de estar “trabajando” desde que te levantas hasta que te acuestas, sobre todo si tienes proyectos urgentes y ninguna obligación familiar que te distraiga. Incluso sin el estrés de la pandemia, se corre el riesgo de agotarse a ese ritmo. Por otra parte, trabajar en casa facilita la distracción y la falta de compromiso en horas en las que se debería estar en el escritorio. En parte se trata simplemente de la naturaleza humana, y las pausas no deben eliminarse porque los trabajadores estén en casa; todos necesitamos alejarnos de las pantallas de vez en cuando. Pero un entorno de trabajo virtual nebuloso y desestructurado puede dar lugar a horas extraordinarias o trabajo fuera de horario si no tomamos algunas medidas para fijar los horarios de trabajo y preservar algo parecido a una jornada laboral normal. El cambio al trabajo a distancia no es tan sencillo como trasladar el trabajo de las oficinas a casa. Trabajar a distancia conlleva su propio conjunto de retos y preguntas, y requiere cierto grado de preparación y una política que esperemos se haya establecido con antelación.
Por supuesto, parte de un lugar de trabajo flexible significa ser flexible, y las circunstancias actuales han colocado a muchos en una posición difícil. Algunos empleados pueden tener hijos fuera del colegio, sin guardería que se ocupe de ellos durante las horas de trabajo; otros pueden tener familiares ancianos o inmunodeprimidos que necesiten ayuda con tareas básicas como la compra, o familiares que hayan contraído la enfermedad y necesiten cuidados. Sean cuales sean las políticas que establezca, debe tener en cuenta que vivimos tiempos difíciles y sin precedentes, con retos imprevistos.
En este sentido, los empresarios deben determinar qué funciones son críticas y cuáles pueden dejarse de lado, teniendo en cuenta la limitación de recursos y horas de trabajo. No son sólo los problemas de la vida real los que pueden estar mermando la productividad de su plantilla; el repentino y grave colapso económico puede haberle obligado a reducir o despedir a parte de su plantilla. Al pasar al trabajo a distancia, debe asegurarse de que sus empleados sepan cuáles son las prioridades y qué tareas pueden esperar.
Preocupaciones tecnológicas
¿Cómo protejo la confidencialidad, el cifrado y la seguridad?
Más allá de la gestión del personal, el paso al trabajo a distancia conlleva una serie de cuestiones y preocupaciones técnicas. Para algunos, trabajar en casa significa simplemente trasladar un portátil de la oficina a su casa. Pero para las empresas con necesidades de seguridad estrictas, existe una preocupación real por garantizar que sus estándares se mantengan a través del cambio al trabajo a distancia. Lo ideal es que ya haya trabajado con su personal de tecnologías de la información (TI) para asegurarse de que los programas y redes que utiliza son lo suficientemente portátiles como para permitir a los empleados trabajar desde casa, pero si se retrasa en la planificación puede tener problemas al intentar aplicar esas mejores prácticas.
Es importante que sus empleados comprendan también la importancia de mantener la confidencialidad y la seguridad, sobre todo en un entorno ajeno al trabajo. Trabajar desde casa con ropa cómoda puede generar una mayor sensación de complacencia, así que refuerce los principios básicos de contraseñas seguras, uso de cifrado, evitar redes no seguras para la información sensible y tratamiento adecuado de cualquier información confidencial impresa. El pánico en torno al coronavirus ya ha generado estafas oportunistas de phishing y ransomware, por lo que los empleados deben tener cuidado con lo que abren y pulsan.
El trabajo a distancia puede hacer que se aprecie lo mucho que hacemos con los ordenadores en 2020, pero también puede poner de relieve las limitaciones de que todo el mundo se vaya a casa a trabajar sólo con un ordenador. Muchos trabajos requieren un equipo especial que va más allá de un ordenador portátil; ¿cómo puede proporcionárselo a los empleados y a quién está obligado a proporcionárselo?
Si una empresa impone el trabajo a domicilio, está obligada a proporcionar a los empleados el equipo necesario para realizar las funciones esenciales de su trabajo. Si ese equipo no está disponible para todos, los empresarios no pueden esperar razonablemente que los empleados realicen su trabajo al máximo de sus capacidades sin esas herramientas. Así que ten en cuenta que si te limitas en lo que puedes ofrecer, estás limitando también a tus empleados y debes gestionar tus expectativas.
Formación de los empleados
¿Qué formación debo dar a mis empleados?
Muchos puestos de trabajo también exigen formación periódica, que puede ser un reto realizar a distancia. Si está buscando un software para reuniones, intente encontrar uno que satisfaga todas sus necesidades cuando celebre reuniones para todos. Si no, puedes escalonar las reuniones o la formación en diferentes sesiones para abordar cualquier obligación técnica. Si se exige que la formación se imparta en persona, puede ponerse en contacto con el organismo pertinente para ver si esos requisitos se han suavizado durante el periodo de distanciamiento social.
Pasarse al trabajo a distancia puede ser mucho más difícil de lo que parece a primera vista. Las preguntas abundan, y aunque hay mucho que se deja a la discreción del empleador, todavía hay regulaciones y derechos que tienen que ser honrados en el lugar de trabajo. Hable con un abogado de LegalShield si necesita ayuda para navegar por el mundo del derecho laboral.
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