Documentación necesaria para una SRL

Pequeños negocios - April 27, 2022
Mujer de negocios hablando por teléfono inteligente y mirando recibos

En el mundo de las entidades empresariales, la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL) es relativamente nueva en Estados Unidos. A diferencia de la sociedad anónima, que existe desde antes del nacimiento de Estados Unidos, las leyes relativas a las LLC aún pueden ser un poco imprecisas y pueden surgir controversias cuando se plantean cuestiones legales relacionadas con la LLC. Debido a ello, las LLC tienen unas directrices de gobernanza limitadas, que se resolverán a su debido tiempo.

Requerido vs. Necesario

A efectos de este artículo, hay que distinguir entre un documento de gobierno “requerido” y un documento de gobierno “necesario”. Un documento “obligatorio” será el exigido por la ley estatal. Si faltan documentos “obligatorios” o están incompletos, es posible que la LLC no sea reconocida por el gobierno estatal.

Los documentos de gobierno “necesarios” no son estrictamente obligatorios, sin embargo, son documentos que una LLC debería tener para evitar complicaciones futuras y la posibilidad de demandas importantes. Las LLC también requieren que se presenten ciertos informes anuales (o bienales) en su estado de organización, sin embargo, esto no se abordará en este artículo.

Documento de gobierno requerido: Certificado de organización

Toda LLC debe obtener un Certificado de Organización (también conocido como Estatutos). Este certificado sirve como prueba de que la LLC existe ante el gobierno estatal. El estado de organización emite el certificado cuando una LLC presenta sus Artículos de Organización y (por supuesto) las tasas estatales requeridas.

Al igual que el permiso de conducir para los ciudadanos, los estatutos recogen la información básica de la empresa. La mayoría de los estados tienen requisitos mínimos para estos artículos que incluyen:

  1. El nombre de la LLC
  2. El propósito de la LLC
  3. Dirección principal y postal de la LLC
  4. La duración de la LLC
  5. El nombre y la dirección del agente registrado de su LLC
  6. La estructura de gestión

Además, algunos estados exigen que la SRL incluya una lista de sus miembros y la contribución inicial a la SRL, junto con una cláusula de limitación de responsabilidad. A la hora de considerar qué disposiciones son necesarias en su situación concreta, conviene consultar con un profesional. Una vez cumplimentado, el Certificado de Organización debe conservarse en poder del agente registrado.

Documento de gobernanza necesario: Acuerdo de funcionamiento

Aunque los estados no exigen que una LLC presente un acuerdo de funcionamiento (de hecho, algunos estados ni siquiera exigen que el acuerdo de funcionamiento conste por escrito para que sea exigible), le recomendamos que su LLC elabore un acuerdo de funcionamiento. Los requisitos mínimos de un Certificado de Organización pueden dejar muchos agujeros en los principios rectores de una empresa. Un acuerdo de funcionamiento por escrito llena estos vacíos de la misma manera que lo hacen los estatutos de una sociedad anónima.

Un Acuerdo de Funcionamiento proporcionará un marco sobre cómo se gestionará la LLC y, por lo general, incluirá la siguiente información:

  • Funciones de los administradores y miembros de una LLC
  • Modalidades de convocatoria de las asambleas de socios
  • El proceso formal de votación de los miembros
  • Información fiscal y financiera, como clasificaciones fiscales, métodos contables, etc.
  • El procedimiento de emisión y transferencia de participaciones de capital de los socios y las limitaciones que puedan imponerse a este proceso.
  • Asignación de pérdidas y ganancias
  • Modalidades de modificación del acuerdo
  • Modalidades de disolución de la SRL

Muchos acuerdos operativos también contienen disposiciones de indemnización que pueden ayudar a proteger a los miembros de la LLC, a los directivos o a ambos, y una cláusula de divisibilidad que permite que el acuerdo operativo subsista y se aplique incluso si una disposición concreta se considera inválida. El Acuerdo Operativo de una LLC debe estar en consonancia con los Artículos de Organización. Si existen diferencias entre ambos documentos, prevalecerán los Estatutos.

Otra documentación de la LLC

Otros posibles requisitos de papeleo y consideraciones al formar una LLC pueden incluir actas de las reuniones de los miembros de la LLC, un número de identificación patronal federal, licencias de negocios del gobierno estatal y local, y registros de impuestos estatales de negocios y empleadores.

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