Si ha seguido los pasos para crear un manual del empleado , puede pensar que es algo que puede establecer y olvidar. Pero su negocio está en constante crecimiento y cambio y, a medida que evoluciona, las pautas establecidas deben cambiar junto con él. Por eso es necesaria una revisión periódica de su manual del empleado para asegurarse de que refleje la empresa y su cultura, además del cumplimiento de cualquier nueva normativa pertinente.
Cabe señalar que ningún manual reemplaza los acuerdos de los empleados y, en algunas empresas, este manual cubre la conducta de los empleados y contratistas. Es importante involucrar a un abogado no solo en la creación sino también en la revisión de estos importantes manuales. Estas son las cinco razones principales por las que debe examinar y actualizar regularmente su manual del empleado.
1. Cambios en los valores o la cultura de la empresa
El curso natural de los negocios puede resaltar la necesidad de agregar nuevas políticas a su manual, como se describe a continuación. Sin embargo, los factores dentro y fuera del negocio podrían afectar las operaciones y también demostrar la inadecuación del código cultural y de valores actual de la empresa. La cultura y los valores descritos en el manual suelen ser algo atemporales, pero en los primeros días de una nueva empresa, no pueden tener en cuenta la dinámica completa de una empresa y su equipo y pueden requerir ajustes para que coincidan con los tuyos. objetivos y la misión de la empresa.
2. Actualización y adición de políticas adicionales
Su manual del empleado debe representar su empresa y su cultura actual, no como un reflejo de dónde estaba hace dos, cinco o más años. Con suerte, se esforzó por crear un manual completo la primera vez, pero cada negocio encuentra desarrollos nuevos e inesperados. Algunos desafíos pueden requerir nuevas políticas que inicialmente no había planeado en ediciones anteriores del manual.
En lugar de depender de un sistema ad hoc de reglas escritas y no escritas, asegúrese de que todo esté capturado en un manual. Sin embargo, es importante lograr un equilibrio entre tener un manual estancado o anticuado y reemplazar constantemente partes del mismo. A menos que exista una razón legal para publicar un cambio, actualice el manual periódicamente para incluir nuevas políticas y procedimientos.
3. Cambios en las leyes laborales estatales o federales (u otras leyes)
Las leyes relacionadas con el empleo a menudo se actualizan o reescriben, o se agregan nuevas, y como empresa, está obligado a mantenerse al tanto de esos cambios para garantizar el cumplimiento. Muchas empresas tienen leyes estatales y federales, además de ordenanzas del condado o de la ciudad que afectan las operaciones. Del mismo modo, desea asegurarse de que sus empleados sean igualmente conscientes de esos cambios para que puedan cumplir igualmente y también puedan responsabilizar a la gerencia.
También hay regulaciones de salud y seguridad que pueden ser particulares de su industria a considerar, y que también desea que sus empleados conozcan mientras realizan su trabajo. Nuevamente, esta es un área donde se necesita la ayuda experta de un abogado.
4. Crear políticas de trabajo remoto
Cada vez más empresas aprovechan los avances tecnológicos para crear una fuerza laboral que, al menos parcialmente, si no totalmente, trabaja desde casa. Y aunque algunas de las reglas vigentes en su manual existente aún pueden aplicarse, si no se ha actualizado en los últimos 12 meses, existen suficientes diferencias en la experiencia de trabajo desde el hogar para dictar nuevas políticas que deben implementarse. escritura. Algunos temas incluyen:
- ¿Cuáles son las horas de trabajo para los empleados remotos ?
- ¿Cómo está manejando la seguridad del dispositivo y del correo electrónico?
- ¿Cómo lleva a cabo las reuniones sin el beneficio de las interacciones cara a cara?
- ¿Proporcionará algún equipo o apoyo a los empleados? ¿Para contratistas?
Todas estas y más son consideraciones que debe tener en cuenta para que no tenga empleados que operen según su propio plan.
5. Asegúrese de que los empleados hayan leído y comprendido el manual
Tal vez no sea una razón en sí misma, pero un beneficio de actualizar su manual del empleado es la oportunidad de presentarlo y/o redistribuirlo a su equipo para asegurarse de que todos lean y revisen el material adjunto. Después de todo, su manual del empleado solo es útil si sus empleados saben lo que contiene y siguen las pautas y políticas. Crear una nueva versión de su manual es una gran oportunidad para asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a una copia del manual.
Algunas empresas incluso realizan actualizaciones anuales sobre la cultura y las políticas para los empleados existentes y casi todas proporcionan este manual como parte de la incorporación de nuevos empleados. Una nota final, hacer que los empleados reconozcan que leyeron y entendieron el contenido puede ayudar a los supervisores más allá de las operaciones diarias, por ejemplo, en una disputa o procedimiento disciplinario.
Lo más importante para cualquier manual del empleado es que sea actualizado y completo tanto para los empleados como para los empleadores. Por eso es importante que cualquier empleador trabaje con un abogado para revisar un manual , y con LegalShield, puede conectarse con un abogado proveedor dentro de las 24 horas para su último proyecto que requiere ayuda legal. Obtenga más información sobre cómo un plan de LegalShield puede beneficiarlo .
