Si su empresa acepta tarjetas de crédito o débito, es posible que tenga que hacer frente a impugnaciones de cargos, también conocidas como devoluciones de cargo. Las devoluciones de cargo se crearon para proteger a los consumidores del fraude y de los productos defectuosos, pero cuando se hace un mal uso del sistema puede resultar costoso para los propietarios de negocios legítimos. Los siguientes consejos están diseñados para prevenir las devoluciones de cargo y ayudarle a prepararse para impugnar las que pueda recibir por error.
1. El nombre de su empresa: a veces, los consumidores inician devoluciones de cargo porque no reconocen el nombre de una empresa en el extracto de su cuenta bancaria o tarjeta de crédito. Trabaje con su proveedor de servicios comerciales para asegurarse de que su nombre es claro y reconocible para sus clientes. Evite utilizar siglas o abreviaturas confusas para identificar su empresa.
2. Protección contra el fraude: muchas devoluciones de cargo se inician cuando una tarjeta se utiliza de forma fraudulenta. Cuando un cliente realice un pago con tarjeta en persona, asegúrese de que lleva consigo la tarjeta real. Puede solicitar un documento de identidad con fotografía para confirmar la identidad del titular de la tarjeta. Siempre debe comprobar que la tarjeta está firmada y que coincide con la firma del recibo. Utilice números de identificación de tarjetas y verificación de direcciones para confirmar la identidad de los titulares de tarjetas que realizan compras en línea.
3. Evite los errores: los cargos duplicados o los cobros en exceso accidentales también pueden dar lugar a devoluciones de cargos. Forme a su personal para que utilice correctamente los sistemas de pago y sepa identificar y prevenir los errores más comunes.
4. Comunicación abierta: facilite que los clientes puedan ponerse en contacto directamente con usted para comentar sus dudas o errores de facturación, de modo que no tengan que presentar una devolución de cargo. Algunas empresas son difíciles de contactar y los clientes presentan devoluciones de cargo por frustración. Indique siempre claramente los datos de contacto en los recibos de compra y en su sitio web. Responder a los correos electrónicos y llamadas telefónicas de los clientes con prontitud y profesionalidad.
5. Facturas y recibos – Cualquier transacción que realice debe ser clara para el cliente. La confusión sobre el importe total cobrado puede dar lugar a devoluciones. Entregue a los clientes una factura por escrito en la que figure el importe exacto que se les va a cobrar. Incluya los gastos de envío y el impuesto sobre las ventas en la factura para que el cliente vea el importe total, tal y como aparecerá en su extracto.
6. Políticas de pago y devolución: la confusión sobre las políticas de devolución es otra fuente de devoluciones. Si sus ventas se realizan en línea, incluya su política de devoluciones en su sitio web y haga que el cliente marque una casilla para confirmar que la ha leído. También puede incluir la política en los correos electrónicos de confirmación de venta o en los recibos. Si tiene un establecimiento físico, exponga la política de devoluciones y reembolsos en la caja registradora. Haga que su bufete de abogados proveedor de LegalShield revise su política de devoluciones y reembolsos para asegurarse de que cumple la ley.
7. En algunos casos, los estafadores afirman que nunca recibieron un paquete y presentan una devolución de cargo fraudulenta. Asegúrese de hacer un seguimiento de todo lo que envía y utilice la confirmación de firma. Esta información será útil para impugnar devoluciones de cargo fraudulentas.
8. Conserve la documentación: las facturas, las comunicaciones escritas y la información de envío son vitales para impugnar las devoluciones de cargos. Utilice las herramientas disponibles a través de la entidad emisora de la tarjeta de crédito o de su cuenta de comerciante para impugnar las devoluciones de cargo erróneas. Su documentación marcará la diferencia.
¿Necesita ayuda para hacer frente a una devolución de cargo fraudulenta? Llame a su bufete de abogados proveedor de LegalShield.
